L’outil informatique a pris une place importante dans le travail de la force de vente. Aujourd’hui quasiment toutes les forces de vente sont équipées d’un ordinateur portable avec des logiciels leurs permettant de faire des relevés sur le point de vente et de suivre leur travail.
Marie dispose d’un logiciel « Portwin » dont sa force de vente est équipée.
Ce logiciel leur permet de faire des relevés produits chez l’utilisateur mais aussi de pouvoir y inscrire leurs comptes rendus de visites chez leurs clients.
La force de vente supplétive est composée d’étudiants en alternance, de ce fait ils n’exercent cette fonction pour la plupart que pour une durée d’un an.
Le nouveau Promoteur des ventes qui succède à l’ancien reprend l’ordinateur portable de celui-ci.
Il n’existe aucune procédure qui indique la manière de tenir à jour et de classer les informations contenues dans l’ordinateur. Chaque commercial tient le contenu et l’organisation des fichiers informatiques comme il l’entend. Il existe donc un problème qui provient du fait que lorsque le nouveau Promoteur intègre son poste, il ne peut pas retrouver certaines informations dans son ordinateur portable et ne comprend pas les fichiers présents sur son ordinateur.
Par souci de gain de temps et de productivité, il est nécessaire de mettre en place une procédure informatique pour l’ensemble de la force de vente. Celle-ci serait unique pour tous et chaque commercial serait tenu de l’appliquer dans son ordinateur.
L’objectif étant, pour les commerciaux qui suivront le travail de l’ancien commercial, une plus grande simplicité dans l’analyse du travail qui a déjà été effectué.
Le logiciel « Portwin » permet de rapporter les comptes rendus des visites. Le même problème se pose que précédemment avec l’absence de procédure de rédaction des comptes rendus. Certains commerciaux sont exhaustifs dans leurs comptes rendus alors que d’autres, au contraire, ne le sont pas assez.
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